在接下工作時，應該立刻釐清三件事：
● 截止時間
● 目的
● 對產出的共識
對產出達成共識的重要性
許多時候，委託工作的人在明確揭示截止時間與目的之際，卻沒能充分計算、掌握這份工作到底需要多少時間與勞力？ 為了達成目的，需要什麼樣的產出？ 甚至目的本身是否具備可行性？
雖然明訂了截止時間與目的，但真正展開工作時，才發現這份工作根本無法在雙方共識的期限內完成，除了時間限制之外，有時候是自己不具備足以完成該工作的技能與資源。
這種時候，「用像○○一樣的數據來分析，然後驗證ＸＸ的假設就好，對吧？」光是這樣，就能夠再次確認該工作的截止時間、所需技能、資源的可行性，以及與目標間的落差等。
甚至，透過當場對產出達成共識，就能確實掌握委託人的期待值。
五分鐘工作術的檢查重點
- 再次確認截止時間、目的、產出
整理會議中還沒寫完的筆記、釐清所接下工作的目的。上述三項若有不清楚的地方，請立刻當面詢問委託人，或是馬上打電話確認。
- 擬定作業時程
從截止時間倒推回來，詳細擬定什麼時間之前該完成什麼工作。考量到某些突發事件的風險，不妨把截止時間提早一天，再來擬定計畫時程。
這時應配合委託人的行程，將中間報告與提問的時機，放進計畫當中。可以在萬用手冊或排程軟體上，規劃自己的作業時間。
- 著手展開初期行動
首先要致力於花時間的工作。舉例來說，預約與外部合作者的會面時間、委託朋友或公司內部蒐集資料，這些工作到了截止時間前一天再來做就太晚了。
作業排程的重點
在擬定作業時程之際，要注意以下兩點：
- 在最開始的階段，就要確實計畫中間報告的時間點
把產出只寄託在一次定生死的正式發表上，會有很大的風險。對工作委託人來說，能夠知道中間的過程也比較安心。若方向有所偏離時，中間報告之後還有機會修正。
若是基於「視需要而定、在雙方行程都能配合的狀況下」，而安排中途報告，常會無法挪出開會的時間；所以不妨從一開始就先預定好時間，隨著工作順利進展，若判斷不需要中間報告時，再取消即可。
刻意在最初階段就設定中間報告、提問的機會，是比較明智的作法。
- 把作業時間定義為「預約自己的時間」，並嚴格管理
排程若很隨興，譬如「就用明天下午的空檔來作業吧！」很多時候會落得無法確實執行的下場。
所以，安排自己的作業時間，最好當作是預約「另外一個自己」的空檔般，確實預排行程並且嚴加管理。
確認完截止時間、目的、應達成的程度，擬定作業時程，剩下的時間就展開初期作業。
只要能著手開始這三項，就算回到其他正在進行中的工作，也能很有效率的同時掌握好幾個工作。
接下工作後，先用五分鐘做前期處理，腦袋裡的天線自然就會伸長，在處理其他工作時，也可能因此靈光乍現。由於在百忙當中，仍能穩健的投入好幾個工作，所以自然能提高整體的工作品質。
請試著掌握這三個步驟，實踐「接下工作後，先用五分鐘處理」的工作術。
文章來源/「天下文化」網站
圖片來源/ Moyan Brenn,CC licensed
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